골치아픔: 팬데믹 시대의 해외 출장비 계정 처리

작년 말이다. 2월말 해외 행사 참여를  고심하다가 그 때쯤이면 팬데믹 상황이 좀 좋아지지 않을까 희망을 가지고 출장을 결정했다. 지난 2년간 해외 학회에 가보지 못한 학생 한 명도 같이.

 

헌데 일정이 2.28부터 3.1까지 이틀. 출장비를 쓰려던 계정은 2.28에 닫혀서 3.1에는 적용이 안 된단다. 학교 본부 연구처에 전화해서 2.28까지 열린 계정이니 만에 하나 법적으로 문제가 되면 책임지겠다고 얘기하고는 출장 허가를 받았다. 과제 자체는 2022.2.28까지 공식 기간이지만 실질적인 정산은 작년 12월에 마감이였다. 1~2월에는 인건비 이외의 다른 비용은 처리가 어려워 비행기표를 12월에 바로 결재했다.

 

오늘 새로운 반전. 막 이멜로 해당 행사가 온라인으로 변경되었다고 알려왔다. 비행기표는 다행히 취소시 전액환불되는 조금 비싼 표로 구매해놨더래서 문제가 없다. 헌데 해당 계정이 이미 정산이 끝나서 환불금을 어떻게 해야할지 사무원이 좀 알아봐야한단다. 심지어 달러로 구매한 구간은 환율이 올라서 아주 적은 금액이지만 환불금 흑자가 예상된다.

 

이런 금액은 카드회사에 남겨놓지 말구 연구비 지급처나 학교에서 가져가면 좋겠다. 티클모아 태산. 반대로 손해볼 때를 대비해서 환전 차액 지원 뭐 이런 항목으로.

 

사무원께서 다 잘 알아서 처리해주시겠지만, 고생하실 듯 하다. 원칙대로 연구비를 쓰고 싶긴 한데 현실은 때론 이렇게 복잡하다.